Firmowe wydarzenie trafia do kalendarza, a wraz z nim pojawiają się pytania o miejsce, program, zaproszenia i dostawców. HR lub marketing ma skoordynować przygotowania obok codziennych obowiązków. Współpraca z agencją może objąć wybrane zadania albo całą organizację eventu firmowego. Warunkiem jest jasne ustalenie zakresu oraz odpowiedzialności jeszcze przed rezerwacją miejsca.
Od czego zacząć planowanie eventu firmowego
Na początek potrzebna jest odpowiedź, po co powstaje wydarzenie. Spotkanie integracyjne, jubileusz, prezentacja nowej marki i wydarzenie dla partnerów wymagają innego programu. Warto wskazać również, z czym uczestnik powinien wyjść: nową wiedzą, znajomością zespołu czy informacją o zmianie w firmie.
Do pierwszej rozmowy przydadzą się orientacyjna liczba gości, miasto lub region, termin i budżet. Znaczenie mają też potrzeby uczestników, w tym dojazd, dostępność miejsca i możliwość udziału w godzinach pracy. Jeżeli są już wcześniejsze ustalenia, na przykład wybrany lokal, trzeba je od razu przekazać.
Jakie zadania może przejąć agencja eventowa
Zakres współpracy może obejmować opracowanie koncepcji, wyszukanie miejsca, przygotowanie programu i koordynację dostawców. Dochodzą do tego scenografia, oprawa graficzna, materiały drukowane, zaproszenia, rejestracja, upominki oraz obsługa wydarzenia. Konkretne elementy powinny być wymienione w ofercie.
Firma może również zlecić pojedynczy obszar, na przykład przygotowanie scenariusza i identyfikacji wydarzenia albo produkcję materiałów. W takim modelu szczególnie ważne jest ustalenie, kto łączy wszystkie części projektu i przekazuje aktualne informacje pozostałym osobom.
Co powinno znaleźć się po stronie firmy
Agencja potrzebuje osoby uprawnionej do zatwierdzania propozycji i budżetu. Przydatna będzie także lista osób konsultujących wybrane elementy: HR, marketingu, administracji czy zarządu. Decyzje podejmowane przez kilka działów warto zebrać w jedną odpowiedź, żeby ograniczyć sprzeczne poprawki.
Firma określa listę gości, przekazuje informacje o swojej kulturze i celach wydarzenia oraz zatwierdza komunikaty. Jeśli w programie pojawia się wystąpienie zarządu, trzeba ustalić, kto przygotuje treść, kto ją zaakceptuje i kiedy odbędzie się próba.
Wycena i harmonogram powinny obejmować szczegóły
Porównując oferty, warto sprawdzić czas trwania obsługi, liczbę osób w zespole, zakres techniki, montaż, demontaż i zasady rozliczenia zmian. Ogólne hasło „kompleksowa organizacja” nie wyjaśnia, czy w cenie uwzględniono fotografa, transport materiałów albo dodatkowe godziny pracy miejsca.
Harmonogram powinien wskazywać daty akceptacji koncepcji, listy dostawców, projektów i programu. Osobno warto przygotować scenariusz dnia wydarzenia z kontaktami do odpowiedzialnych osób i wariantem na wypadek opóźnienia. Przy imprezie plenerowej potrzebna jest decyzja, jak organizacja zareaguje na niekorzystną pogodę.
Jak zacząć współpracę z m4people
Na stronie eventy i stoiska przedstawiamy zakres naszego wsparcia w organizacji wydarzeń. Punktem wyjścia do rozmowy może być zarówno konkretny plan, jak i potrzeba, dla której trzeba dopiero znaleźć odpowiednią formę.
Przygotowując zapytanie, warto napisać, dla kogo powstaje wydarzenie, jaki jest jego cel i które zadania firma chce przekazać na zewnątrz. Pozwala to dopasować zakres współpracy do dostępnego czasu, budżetu i zasobów zespołu. Porozmawiajmy o Twoim wydarzeniu i podziale zadań przy jego przygotowaniu.