Paczki świąteczne, konkurs dla dzieci pracowników, Dzień Doceniania czy warsztat dla zespołu wymagają innego przygotowania, gdy firma ma kilka oddziałów, pracuje zmianowo lub zatrudnia osoby w terenie. Trzeba ustalić, jak przekazać upominki, dotrzeć z informacją i umożliwić udział osobom, które nie pracują przy biurku. Jak zaplanować takie działania, żeby objęły cały zespół?
Najpierw odbiorcy i warunki ich pracy
Przygotowując firmowe prezenty lub wydarzenie, łatwo przyjąć perspektywę centrali. To tam odbywają się spotkania organizacyjne, powstają komunikaty i zwykle trafiają pierwsze dostawy. Tymczasem pracownik zakładu produkcyjnego, handlowiec odwiedzający klientów i osoba pracująca zdalnie mogą potrzebować zupełnie innego sposobu przekazania informacji lub odbioru paczki.
Na początku warto zebrać liczbę pracowników w poszczególnych lokalizacjach, godziny zmian i dostępne kanały komunikacji. W każdym oddziale przyda się osoba, która potwierdzi lokalne potrzeby i pomoże w organizacji. Dzięki temu plan od początku uwzględni sposób pracy odbiorców.
Prezenty dla pracowników z dostawą do oddziałów lub domu
Przy paczkach świątecznych czy zestawach z okazji firmowego jubileuszu najważniejsze jest ustalenie, kto, gdzie i kiedy otrzyma upominek. Prezenty mogą zostać przekazane podczas spotkania zespołu, dostarczone do oddziałów lub wysłane pod wskazane adresy.
Przed zamówieniem trzeba określić liczbę zestawów dla każdej lokalizacji, termin zamknięcia list oraz sposób odbioru przez osoby nieobecne. Ważne jest także miejsce przechowywania paczek i kontakt do osoby przyjmującej dostawę.
Jeśli firma przygotowuje kilka wariantów, na przykład zestawy dla dzieci w różnych grupach wiekowych, podział powinien być czytelny dla osób zajmujących się wydawaniem prezentów. Takie przygotowania opisujemy na przykładzie zestawów na Dzień Dziecka dla GLS.
Konkursy z możliwością udziału poza biurem
Konkurs na ilustrację, projekt świątecznej kartki lub pomysł związany z działalnością firmy może połączyć pracowników różnych oddziałów. Zadanie powinno jednak umożliwiać udział bez obecności w centrali i bez stałego dostępu do służbowego komputera.
Przykładowo konkurs dla dzieci pracowników może polegać na wykonaniu pracy w domu i przesłaniu jej zdjęcia. Organizator powinien jasno wskazać sposób zgłoszenia, termin, grupy wiekowe i kryteria oceny. Warto też wyjaśnić, czy prace będą później prezentowane w firmowej komunikacji.
Przed ogłoszeniem konkursu trzeba zaplanować przekazanie nagród. Odbiór wyłącznie w siedzibie głównej może być kłopotliwy dla rodzin pracowników z innych miejscowości.
Spotkania i warsztaty dopasowane do zmian
Wspólne śniadanie, warsztat kreatywny czy spotkanie z zaproszonym specjalistą wymagają uwzględnienia godzin pracy uczestników. Jeden termin w środku dnia może wykluczyć część produkcji lub osoby pracujące poza siedzibą.
W zależności od możliwości organizacji można powtórzyć krótsze spotkanie dla kolejnych zmian, przygotować lokalne edycje w oddziałach albo udostępnić część informacyjną online. Przy warsztatach zdalnych potrzebne materiały można wcześniej dostarczyć uczestnikom.
Wybór formy powinien wynikać z celu wydarzenia. Nagranie prezentacji może pomóc przekazać wiedzę, ale przy spotkaniu integracyjnym potrzebna będzie również możliwość rozmowy i wspólnego udziału.
Informacja powinna docierać także poza firmową pocztą
Nawet dobrze przygotowany konkurs czy warsztat może mieć niewielu uczestników, jeśli zapowiedź zobaczą głównie pracownicy biura. Dlatego komunikację warto dopasować do kanałów używanych przez poszczególne grupy.
Mail można uzupełnić plakatem w pomieszczeniu socjalnym, informacją na ekranach, komunikatem podczas odprawy lub materiałem dla kierowników. Najważniejsze szczegóły powinny być dostępne od razu: czego dotyczy inicjatywa, kto może skorzystać, kiedy i w jaki sposób.
Przy prezentach będzie to informacja o odbiorze. Przy konkursie: zadanie i termin zgłoszenia. Przy wydarzeniu: program, godziny i sposób zapisów.
Jak m4people pomaga przygotować działania dla całego zespołu
Organizacja prezentów, konkursów i wydarzeń dla rozproszonego zespołu wymaga połączenia pomysłu z komunikacją i logistyką. Dlatego już przy opracowywaniu koncepcji trzeba wiedzieć, do jakich lokalizacji mają trafić materiały i jak pracownicy będą z nich korzystać.
W m4people pomagamy przygotować upominki, materiały informacyjne, konkursy i spotkania, dopasowując zakres realizacji do potrzeb firmy. Możemy zająć się wybranym elementem lub połączyć przygotowania w jeden projekt.
Opowiedz nam, co planujesz dla pracowników. Podaj liczbę osób, lokalizacje i przewidywany termin. To pozwoli zaproponować sposób realizacji uwzględniający również pracę zmianową, zdalną i w terenie.